Le syndic test le représentant légal de l’association de logement et à pour tâche principale, la gestion d’immeuble. Il gère la coopérative et agit au nom des détenteurs de parts. Chaque coopérative d’habitation doit avoir un organe directeur, mais il existe différents modèles de gouvernance pour les coopératives d’habitation et le syndic quant à lui, a plusieurs obligations envers les copropriétaires.
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Les obligations administratives
Le syndic en tant qu’administrateur est responsable de la gestion de la coopérative de logement et de l’entretien des espaces communs pendant l’année. Le condominium doit être enregistré auprès du Registre national des associations de condominiums (RNC) et ses dossiers financiers doivent être mis à jour chaque année dans les deux mois suivant l’AGA au cours de laquelle les états financiers ont été approuvés. Le syndic a l’obligation de s’assurer que tous les résidents se conforment aux dispositions du règlement de copropriété. C’est pour quoi il est recommandé d’engager un syndic réactif.
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Une assemblée générale se tient au moins une fois par an pour voter le budget prévisionnel et approuver les comptes annuels. Après l’assemblée générale, la direction doit envoyer un rapport à tous les actionnaires dans un délai d’un mois après l’assemblée. Suite à cela, le syndicat conserve une copie de la dernière édition du manuel d’entretien de l’association de condominiums ainsi que tous les documents et dossiers relatifs à la copropriété en lieu sûr et accessibles à tous. Ce manuel contient des informations sur les travaux d’entretien et de construction dans la copropriété.
Les obligations financières et comptables
Les copropriétaires sont responsables des aspects comptables et financiers de la gestion de l’appartement. Dans ce cas, le syndic a l’obligation d’ouvrir un compte bancaire pour tous les copropriétaires sans exception dans les trois mois suivant la constitution du groupe. Il rend également compte des opérations financières de l’année précédente et demande aux copropriétaires de les approuver par un vote à la majorité simple. En outre, en ce qui concerne les comptes, il a le devoir de mettre à jour les états financiers de l’association de logement et d’assurer le paiement des factures des différents prestataires de services intervenant sur le bien. L’envoi d’avis de paiement aux actionnaires et la collecte des frais auprès des associations de logements ont également des tâches importantes qui reviennent au syndic qui a pour seul but d’assurer le bon fonctionnement des services collectifs.
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Les obligations annuelles d’exploitations pour les services
Des mesures ont également été mises en place pour mieux gérer les frais perçus par les agents de gestion et garantir la sécurité de l’immeuble. De nombreuses associations se sont plaintes du fait qu’il n’est pas clair quels services sont inclus dans le contrat de base et lesquels ne le sont pas. Cela a entraîné des frais supplémentaires, qui n’ont pas toujours été convenus. Afin d’éviter les abus, les modifications portées au règlement en 2010 précisent les honoraires des administrateurs professionnels. Le règlement contient une liste minimale de services qui doivent être inclus dans le contrat annuel de « gestion permanente » de l’association de logement. Les autres services spécifiques seront facturés séparément. Pour trouver un syndic à Paris, les procédures sont simples et l’on peut facilement trouver un responsable pour son immeuble.
